Am Ende des Bürotages alle Punkte der Tagesagenda abgearbeitet und entspannt in den Feierabend gehen. Sich tagsüber auf die wichtigen Arbeiten konzentrieren, Ablenkungen fernhalten und mit klarem Kopf arbeiten.
Schön wär’s! Die Realität sieht leider oftmals anders aus. Wir bleiben länger wie geplant im Büro, nehmen Arbeit mit nach Hause oder haben ein schlechtes Gewissen, wenn wir pünktlich Feierabend machen.
Vor kurzem fragte mich eine Kollegin nach Tipps um fokussierter zu arbeiten. Sie hat sich selbständig gemacht und ist unzufrieden mit dem was Sie am Tag schafft, es bleibt wichtiges zu lange liegen. Das Gespräch mit ihr, wie ich das meistere, welche Tools ich nutze, Recherchen im Internet und meiner „persönlichen Wissensbibliothek“ sind die Basis für diesen Blogartikel.
Gesammelt habe ich 12 Tipps zum fokussierten Arbeiten:
Davon stelle ich heute die ersten 6 davon vor, die nächsten 6 folgen in Kürze.
Zugegeben, die Recherchen haben etwas länger gedauert, als zunächst auf meiner Aufgabenliste eingetragen (siehe Punkt 2). Dafür habe ich genügend Stoff für zwei Blogartikel und so gerechnet, weniger Zeit gebraucht. Ich muss mich nicht in ein weiteres Thema einarbeiten.
1. Die TO-DO-Liste – mit Priöritätenlistung
Den meisten von uns bekannt und richtig genutzt ein perfektes Tool.
Aufgaben für den Tag aufschreiben, am besten abgeleitet aus der Wochenliste mit den notierten Aufgaben und Zielen. Die Aufgaben jetzt kategorisieren nach A-B-C-Aufgaben.
Bei der Bewertung, welche Aufgaben wichtig sind, hilft die Frage: Bringt mich die Erledigung der Aufgabe näher an mein Ziel. Für Aufgaben die in die Kategorie A fallen ist die Antwort immer „JA“. Sie beanspruchen durchschnittlich 15% unserer täglichen Arbeitszeit – tragen jedoch zu 65% zum Erreichen des Zieles bei.
A: wichtige Aufgaben des Tages (15% der Zeit, 65% des Erfolgswert)
B: Aufgaben die auch wichtig sind (20% der Zeit, 20% des Erfolgswert)
C: Aufgaben erledigen, wenn noch Zeit ist (65% der Zeit, 15% des Erfolgswert)
Fangen Sie mit der wichtigsten Aufgabe des Tages an, die meisten Menschen können sich morgens besser konzentrieren als am Nachmittag oder Abend. Diejenigen, die einen anderen Biorhytmus haben, verlagern die Aufgabe ihn die Zeit mit ihrem Leistungshoch.
Und wir sind natürlich stolz, wenn wir die Prio-Aufgabe des Tages geschafft haben, verspüren nicht mehr diesen Druck und damit einhergehende Stressgefühle, dass ich „eigentlich“ diese Aufgabe unbedingt angehen sollte.
2. Zeit notieren und blockieren für die wichtigen Aufgaben
Ebenfalls wichtig bei der Planung – die geschätzte Zeit dazu notieren. Wir brauchen fast immer die Zeit, die wir einer Aufgabe geben. Dies wurde wissenschaftlich nachgewiesen von dem britischen Soziologen C. Northcote Parkinson. “Work expands so as to fill the time available for its completion.”
Finden Sie heraus wie Sie am besten arbeiten. Blockieren Sie für sich grössere Zeiteinheiten, wenn Sie diese brauchen um gut am Thema zu arbeiten. Mit dem Gedanken – zuwenig Zeit, lohnt sich nicht wirklich zu beginnen, bremsen Sie sich selbst aus.
Arbeiten Sie besonders effektiv in kurzen Zeiteinheiten, dann zerlegen Sie komplexe Aufgaben in mehrere Einheiten. Eine Technik dazu ist die „Pomodoro-Technik“, entwickelt von Francesco Cirillo. 25 Minuten an der Aufgabe arbeiten, 5 Minuten Pause, wieder 25 Minuten arbeiten. Nach 4×30 Minuten eine etwas längere Pause machen.
3. Ablenkungen stark reduzieren
Am besten ist ein ruhiger Arbeitsplatz, alternativ setzen Sie einen Kopfhörer auf und hören Musik. Je nach Aufgabenstellung kann es Powermusik sein oder ruhige (klassische Musik), die unsere Gehirnaktivitäten anregt.
Digital Detox: Lesen Sie in diesem Zeitfenster keine Emails, stellen das Mobiltelefon auf lautlos und schliessen alle Fenster der Social-Media-Kanäle.
Selbst kurze Ablenkungen kosten uns 5-10 Minuten um wieder im Thema zu sein, bei den Gedanken die sie gerade hatten. Bei längeren Unterbrechungen im Schnitt gar 23 Minuten..
Stark betroffen sind zum Beispiel Software-Entwickler, sie brauchen noch länger um wieder zum Ausgangspunkt vor der Unterbrechung zurückzukommen. Arbeiten Sie vielleicht deshalb gerne lieber nachts, wenn die Störungen am wenigsten sind? Ein interessanter Artikel dazu hier.
4.No-Multitasking (Switch-Tasking)
Das Arbeiten im Multitasking-Modus effizient ist und wir Frauen dies besonders gut können, gehört eher in die Kategorie Mythos.
Eine Studie aus 2009, durchgeführt an der Stanford University zeigt ein anderes Bild. Probanden, die mehrere Medien gleichzeitig nutzten, machten mehr Fehler bei den Konzentrationsaufgaben als die Kontrollgruppe, die das nur selten machte. Wirklich präsent sein bei den wichtigen Aufgaben ist daher die bessere Lösung. Das Grosshirn kann zwei komplexe Aufgaben nicht nebeneinander verarbeiten. Jeder Schritt im Lösungsprozess fordert Konzentration. Mit dem Hin-und Herspringen (Switch-Tasking) zwischen zwei Aufgaben verschwenden wir unnötig Ressourcen und machen mehr Fehler.
Was geht, dass sind einfachere automatisierte Prozesse. Tätigkeiten, über die wir uns kaum Gedanken machen müssen, die erledigt unser Kleinhirn. Ich kann mir einen Kaffee einschenken und gleichzeitig mit einer Person sprechen.
Zwei interessante Studien dazu von der Standford Univerity, 2009 und aus 2010 von der Biomedical Research Agentur INSERM, Paris.
5. Komplexe Aufgaben zerlegen
Komplexe Aufgaben schnell anzugehen, davor schrecken wir gerne zurück, oft unbewusst. Wir finden plötzlich C-Aufgaben viel wichtiger, weil schnell zu erledigen und schieben und schieben die wichtige A-Aufgabe.
Zerlegen Sie die Aufgabe in überschaubare Teilaufgaben, hat dies einen nennenswerten Vorteil. Sie beschäftigen sich kurz mit den Teilaufgaben und können bereits einordnen, ob Sie dieses Thema gut beherrschen oder jemand anderer im Team. So strukturiert wirkt die komplexe Aufgabe einfacher lösbar und die Hürde wird gegen 0 gesenkt für den raschen Start.
Ein Projekt, zum Beispiel, wird greifbarer und ist nicht mehr nur ein theoretischer Ansatz.
Tipp: Fällt Ihnen die Lösung der ersten Teilaufgabe schwer, starten Sie ruhig mit einer weiteren Teilaufgabe, die für Sie einfacher und schneller lösbar ist.
6. Trinken und Essen
Kaffee ist aus dem Büro nicht wegzudenken – in der richtigen Dosis wirkt er anregend und leistungssteigernd. Viele greifen den ganzen Tag über zu Kaffee um aufkommende Müdigkeit schnell zu vertreiben. Oft kommt der Absturz im Anschluss sehr schnell und wir werden nervös. Wir können nachts nicht gut schlafen und gehen morgens müde zur Arbeit. Und trinken wieder zuviel Kaffee. Ein Teufelskreis.
In einer Tasse Kaffee stecken zwischen 80-150mg Koffein und damit eine Wirkung auf unsere Wachheit und Konzentrationsfähigkeit. Vom Moment des Konsums bis zum Einsetzen der Wirkung dauert es ca. 20 Minuten. Die Wirkung hält bis zu 6 Stunden an, abhängig von der eingenommenen Menge und der Regelmässigkeit des Konsums. Gut sind 2-3 Tassen pro Tag.
Viele Lebensmittel lassen ihren Blutzucker-Spiegel sehr schnell ansteigen – und dann auch hier wieder der schnelle Abfall. Wer kennt sie nicht, die bleierne Müdigkeit nach dem Mittagessen, wenn Pasta & Co. und Süsses auf dem Teller landeten. Besser sind proteinreiche Lebensmittel wie Gemüse, Nüsse und Produkte mit sehr wenig Zucker. Der Blutzuckerspiegel steigt langsam an und bleibt über eine längere Zeit konstant oben.
Erstes Zwischenfazit von mir nach meinen Recherchen: der ein oder andere Tipp war etwas in „Vergessenheit“ geraten. Jetzt reaktiviert wieder gute Energiebooster.
Ich hoffe, für Sie ist entweder auch Neues dabei und/oder es geht Ihnen ähnlich wie mir: Sie erinnern sich und werden aktiv.
In meinem nächsten Blogartikel lesen Sie die weiteren 6 Tipps.
Ich wünsche Ihnen ein fokussiertes, erfolgreiches Schaffen und grüss Sie herzlich.
Ihre/Eure
Brigitte Frank
